Inovação na gestão de franquias: como a tecnologia apoia o franqueado na ponta da operação?

Confira o artigo de Erick Barboza, Gerente de Mercado ERP do Grupo Benner

O mercado de franquias está mais aquecido do que nunca. De acordo com dados da Associação Brasileira de Franchising (ABF), o faturamento deste segmento atingiu R$ 240,6 bilhões em 2023, representando um crescimento de quase 14% em relação ao ano anterior. Já em comparação a 2019, um ano antes da pandemia de COVID-19, este aumento foi de aproximadamente 29%, conforme a mesma pesquisa.

Esse cenário destaca a gestão de franquias como um elemento essencial para o sucesso desse modelo de negócios, dada a crescente competitividade do mercado, em especial, o papel dos franqueados, que estão na ponta das operações. Esta gestão pode ser otimizada com o uso consistente da tecnologia, permitindo maior eficiência e controle sobre as operações de uma unidade.

Os benefícios da tecnologia na gestão de franquias

Primeiramente, ao falar sobre a operação de um franqueado, é importante destacar que ele possui particularidades em comparação a uma empresa comum. Normalmente, o franqueado trabalha com uma tabela de preços pré-fixada pelo franqueador, já conhecendo os insumos da sua região e os preços que pode praticar, bem como as margens de lucro em cada venda.

Diante deste contexto, a tecnologia possibilita o gerenciamento dessas tabelas de preços e campanhas pré-estabelecidas de forma facilitada. Com isso, é possível saber exatamente por quanto vender e qual a margem de lucro em cada operação. No caso das campanhas, comuns no universo das franquias, onde produtos ou serviços entram em promoção em períodos sazonais, a tecnologia facilita a gestão sem a necessidade de atualizações manuais.

Os principais desafios para a operação de um franqueado

Levando em conta essas características, existe uma série de desafios que pode impactar a operação de um franqueado. Além de limitações estruturais, com um backoffice pequeno e uma equipe reduzida no departamento de finanças, frequentemente a mesma pessoa encarregada da gestão financeira também realiza as compras necessárias para a operação.

Além disso, muitos optam por softwares simples, que não conseguem eliminar dificuldades significativas na implementação do fluxo de trabalho. Neste cenário, carecerem de especialistas em gestão financeira, contabilidade e aspectos fiscais e tributários, necessários para uma operação eficiente.

Considerando isso, um software simples de prateleira pode atender a uma franquia pequena, mas quando se trata de administrar múltiplos CNPJs, não é suficiente. Existem pequenos softwares no mercado que atendem a necessidades básicas, mas muitos são limitados em funcionalidades.

Sistemas de gestão são a chave para os franqueados

O mercado evoluiu com relação aos sistemas e serviços de gestão empresarial (ERP) que integram a contabilidade para os franqueados, ampliando o fluxo operacional além das atividades diárias e abrangendo as obrigações perante o fisco. Essas soluções permitem uma gestão integral e eficiente, atendendo às diversas necessidades de operações de franquias, tanto simples quanto complexas.

Além disso, a tecnologia presente nessas plataformas ajuda a superar a barreira de lidar com múltiplos sistemas, centralizando todas as informações em um único lugar. Isso simplifica o processo para o franqueado, que não precisa ser um especialista para operá-lo.

A tecnologia ainda permite que, a partir de APIs, seja possível que os dados externos sejam automaticamente inseridos na plataforma, atualizando automaticamente os preços. Isso elimina o ônus operacional do franqueado de atualizar constantemente a tabela, uma tarefa que pode ser extensa e demandar muito tempo no dia a dia.

Igualmente, alguns automatizadores, como RPA (Robotic Process Automation), estão sendo cada vez mais implementados para automatizar fluxos dentro desses ERPs. Ao emitir um serviço para o CNPJ do cliente, por exemplo, é possível buscar automaticamente a nota fiscal correspondente e integrá-la à solução. Essa automação elimina a necessidade de escrituração manual, proporcionando uma eficiência operacional significativa.

De um modo geral, essa eficiência operacional reflete diretamente em consumidores mais satisfeitos com os serviços ou produtos oferecidos pela marca. No final das contas, investir em tecnologias para gestão de franquias não se tornou apenas um diferencial, mas um item mandatório para as operações de franqueados. Em um mercado aquecido, com um público cada vez mais exigente, uma operação efetiva se tornou definitivamente a alma de um negócio bem sucedido.