A cadeia de suprimentos na saúde não se resume a processos burocráticos. Diferente de outros setores, em que um atraso é apenas um inconveniente, na saúde a falta de um insumo pode comprometer um tratamento inteiro. Com essa consciência e uma visão de futuro, o Instituto Mário Penna iniciou, há 10 anos, uma jornada para transformar completamente sua logística e suprimentos em parceria com a GTPLAN, empresa de tecnologia SaaS para Supply Chain para o mercado hospitalar.
Desde o início da parceria, a instituição tem alcançado uma significativa economia em escala, marcada por uma redução considerável nos níveis de estoque e por ganhos de eficiência. Tais resultados têm permitido a liberação de recursos financeiros que são direcionados para a assistência aos pacientes.
Com a análise do impacto acumulado das revisões de processos, automação e novas parcerias, projeta-se um ganho de eficiência financeira global estimado entre 20% e 30% sobre o volume total transacionado.
Hoje, o hospital opera com a tecnologia da GTPLAN de ponta a ponta, integrando planejamento de compras, reposição de estoques, cotações eletrônicas, logística reversa e conferência automatizada de notas fiscais. “Transformar a gestão de suprimentos é transformar a própria forma de cuidar. Quando a tecnologia garante que o insumo certo chegue no momento exato, o paciente é o maior beneficiado. Essa foi a essência do nosso projeto com a GTPLAN”, afirma Heleno Silvestre, coordenador de Suprimentos do Instituto Mário Penna.
Uma década de inovação contínua
A parceria entre as instituições começou com uma mudança de paradigma: entre 2015 e 2017, o Instituto integrou seu ERP hospitalar a um sistema avançado de planejamento. Para organizar a compra de materiais e medicamentos, adotou o MRP (Manufacturing Resource Planning), uma metodologia tradicionalmente utilizada na indústria.
Segundo Silvestre, “os resultados foram imediatos e impactantes, especialmente no fluxo de caixa, que em apenas seis meses de operação reduzimos em mais de 20% o valor financeiro total do estoque. Nós eliminamos o excesso de ‘dinheiro parado’ em prateleiras sem comprometer a segurança assistencial, comprovando que eficiência financeira e segurança operacional caminham juntas. Além disso, o Nível de Serviço na disponibilidade de medicamentos, quimioterápicos e materiais hospitalares aumentou de 93% para 99%.”
Em seguida, de 2018 a 2020, o hospital foi pioneiro ao implementar o módulo DRP (Distribution Requirements Planning) nas farmácias satélites, automatizando reposições e estruturando a logística reversa para redistribuir excedentes entre unidades, evitando compras desnecessárias.
A partir de 2021, a instituição assumiu protagonismo também na transformação digital das compras, atuando como key user na construção de uma plataforma de cotação eletrônica B2B integrada ao seu sistema de gestão. Tornou-se o primeiro hospital do país a apostar nesse modelo e contribuiu diretamente para que a ferramenta se tornasse referência nacional nos anos seguintes.
Ao adotar o modelo de Supply Chain 4.0, o setor de Suprimentos atingiu um novo patamar de integração entre tecnologia, processos e pessoas. “Estamos falando de eficiência real, mensurável. O que antes era controlado por planilhas manuais e e-mails, hoje acontece de forma automática e estratégica”, afirma Silvestre.
Os resultados comprovam o impacto dessa transformação. Nas negociações conjuntas do Projeto Hinova, a empresa alcançou até 30% de economia em itens negociados, reflexo direto da aliança estratégica e da unificação de volumes. O modelo de reposição DRP, por sua vez, elevou em 82% a assertividade do estoque nas unidades satélites e farmácias, reduzindo em quase 90% os casos de excesso e ampliando expressivamente o número de itens mantidos no status “Ideal”. Além disso, a eliminação total dos custos com licenças de plataformas de cotação gerou uma economia relevante no orçamento operacional do setor, consolidando um novo padrão de eficiência tecnológica.
A digitalização também transformou a rotina das equipes do Instituto Mário Penna ao substituir processos manuais por fluxos automatizados e integrados, elevando o trabalho a um nível mais analítico e estratégico. Com dados centralizados, a área de Compras ganhou agilidade e precisão na tomada de decisão, enquanto a automação de Ordens de Compra tornou os processos mais rápidos e confiáveis. Na farmácia, a reposição de estoque passou a ser totalmente sistêmica, trazendo mais velocidade e segurança às operações.
“Quando unimos inovação tecnológica à sensibilidade do setor de saúde, criamos soluções que realmente transformam. O Instituto Mário Penna acreditou na nossa visão e essa parceria se tornou um exemplo de como a digitalização pode salvar vidas de forma indireta, ao dar agilidade e segurança aos processos”, destaca Glaucio Dias, cofundador da GTPLAN.