A Eneva, empresa brasileira integrada de energia com sede no Rio de Janeiro e operações nas regiões Norte e Nordeste do Brasil, concluiu a instalação da solução SAP Concur Expense, para gerenciar os relatórios de despesas e de prestação de contas de uso do cartão corporativo.
A empresa tinha o desafio de simplificar os processos de reembolsos, oferecendo a facilidade de realizar o processo de prestação de contas pelo celular. Com a adoção do módulo SAP Concur Expense a Eneva conseguiu centralizar as atividades de prestações de contas de viagens, solicitações de reembolso de despesas e gestão de cartão corporativo em uma única plataforma.
Antes da implementação, a companhia usava 3 plataformas distintas para lançamento das informações e demandava que os colaboradores encaminhassem os recibos por e-mail. Outra dificuldade enfrentada pela área administrativa estava relacionada ao controle de despesas dos cartões de créditos corporativos, com demora na prestação de contas.
“A nova ferramenta foi muito bem aceita e os nossos funcionários destacaram a facilidade e agilidade para realização tanto das solicitações de reembolso como de prestação de contas com a utilização do aplicativo mobile.”, declarou Luciana Pinho, especialista de TI da Eneva.
As diretorias corporativa e financeira da Eneva foram as principais apoiadoras do projeto, que tinha como objetivo simplificar os processos para atendimento às políticas internas e oferecer uma única aplicação que pudesse ser utilizada pelos funcionários dos escritórios e por aqueles que ficam alocados em projetos externos e nas usinas da empresa. Outro fator determinante para adoção da SAP Concur foi a integração com sistema de gestão SAP utilizado pela empresa.
O projeto foi totalmente implementado de forma remota entre os meses de agosto de novembro de 2019. Antes de iniciar a adoção, os times da SAP Concur e da Eneva fizeram uma rodada de encontros presenciais quando foram alinhados todos os detalhes e desenho do projeto. A partir daí todas as etapas forma realizadas remotamente, usando ferramentas que permitiam total controle sobre as fases da implementação e troca de informação entre as equipes.
“No momento atual em que muitas empresas estão com suas equipes trabalhando remotamente e o envio de papel para aprovação fica comprometido, ter uma ferramento 100% digital é a solução mais adequada. Além disso, a facilidade de alteração das políticas de despesas, traz agilidade e tranquilidade para os clientes.”, afirmou Valeria Soska, diretora-geral da SAP Concur no Brasil.
