“Mas era preciso um sistema que se encaixasse com nossa rotina diária e facilitasse as tarefas desenvolvidas”, explica Mábia Cardoso, secretária escolar do Colégio VIP, que optou por uma solução da Benner.
Mábia conta que o sistema foi implantado na área administrativa, secretaria e pedagógica. O objetivo era facilitar e agilizar os processos de matrículas, emissão de documentação, lançamentos de chamadas e de notas e obter relatórios detalhados.
“Hoje, todos os professores, coordenadores, administrativos e suporte técnico utilizam o sistema”.
Atualmente, por exemplo, a automação alcançou o envio de e-mails, a atualização dos diários de sala de aula e lançamento de conteúdos. O processo de cobrança ficou dinâmico, com mais controle financeiro e relatórios que identificam devedores. Os contratos e boletos bancários são gerados automaticamente, no ato da matrícula.
A secretária ressalta que, no início do projeto, houve certa resistência por parte de alguns colaboradores que não tinham tanta familiaridade com o uso diário de tecnologia.
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“Pensando nisso, proporcionamos a todos os profissionais uma capacitação direcionada, para que pudessem utilizar o sistema da melhor forma possível. É uma solução de fácil manuseio e com muita objetividade e informações em tempo real. Assim, no decorrer do processo, a equipe se adaptou completamente”.
Com a implantação do sistema de gestão da Benner, de acordo com a instituição, se atingiu uma maior otimização do tempo de trabalho de cada funcionário, além de elevar a produtividade, o que abrangeu todas as áreas do Colégio VIP (secretaria, coordenação e corpo docente).
Foi possível, ainda, dinamizar as atividades acadêmicas, dando agilidade aos processos e dividindo as tarefas entre professores, secretaria, administrativo e coordenadores.
Por fim, Mábia reconhece que o projeto de gestão também gerou benefícios para alunos e pais ou responsáveis legais, que agora conseguem, de qualquer lugar, via web, acompanhar toda a vida escolar dos estudantes.
Fonte: Redação
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