O ambiente tributário brasileiro está em transformação e um dos pontos mais recentes de atenção para indústrias, atacadistas e revendedores é a obrigatoriedade do GTIN (Global Trade Item Number) no XML da Nota Fiscal eletrônica (NF-e).
A partir de 1º de outubro de 2025, conforme a legislação vigente (Lei Complementar 214/2025 e NT 2021.003 v1.40), todos os produtos que possuem redução de alíquota prevista na Reforma Tributária precisarão ter o GTIN informado obrigatoriamente. Se sua empresa ainda não está preparada, é preciso ajustar processos e revisar cadastros o mais rápido possível.
O GTIN é o código numérico que identifica de forma única produtos comercializados em todo o mundo, mais conhecido pela associação ao código de barras das embalagens. Sua estrutura pode variar em comprimento (GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13, GTIN-14), mas em todos os casos sua função é a mesma: facilitar a identificação de mercadorias, garantir rastreabilidade nas cadeias de suprimento e reduzir erros em operações fiscais, comerciais e logísticas. Na prática, funciona como um “RG do produto”, permitindo que diferentes agentes – indústria, atacado, varejo e órgãos fiscais – falem a mesma língua na hora de identificar mercadorias.
A exigência dessa informação no XML da NF-e não é novidade completa, já que vem sendo discutida em Notas Técnicas anteriores da Receita Federal e das Secretarias da Fazenda (SEFAZ). A mudança que entra em vigor em outubro de 2025 está diretamente ligada à Reforma Tributária do Consumo, que traz novas regras sobre alíquotas e reduções fiscais. O objetivo é aumentar a rastreabilidade dos produtos comercializados, garantir maior transparência e conformidade nas operações fiscais, padronizar informações evitando divergências entre os envolvidos e reduzir fraudes tributárias, especialmente relacionadas a benefícios e alíquotas. Na prática, a SEFAZ passará a validar o campo GTIN no XML da NF-e, e se houver erro, inconsistência ou ausência dessa informação, a nota será rejeitada.
Os principais segmentos impactados pela obrigatoriedade são indústrias, atacadistas e revendedores. As indústrias precisarão garantir que todos os produtos fabricados estejam cadastrados corretamente com seus GTINs no Cadastro Centralizado (CCG). Os atacadistas, ao emitir NF-e, terão que informar o GTIN dos itens comercializados, e os revendedores e varejistas terão a obrigação de replicar o mesmo dado informado pelo fabricante ou distribuidor. Isso significa que a exigência percorre toda a cadeia de suprimentos, e se a indústria não cadastrar corretamente, o problema se refletirá no atacado e, por consequência, no varejo.
Ignorar ou postergar essa adequação pode trazer sérios problemas para empresas de diferentes portes. Entre os riscos estão a rejeição de NF-e pela SEFAZ, já que sem o GTIN válido a nota não será aceita pelo sistema, gerando paralisação da operação; autuações e penalidades, uma vez que a ausência ou inconsistência de informações pode gerar multas e sanções fiscais; retrabalho operacional, pois notas rejeitadas exigem correções urgentes que causam atrasos em faturamento, expedição e entrega; perda de competitividade, já que empresas em desconformidade fiscal podem perder clientes e contratos para concorrentes mais preparados; e problemas de rastreabilidade, dificultando acompanhar a jornada dos produtos e atender a exigências regulatórias futuras.
Para evitar esses problemas, é essencial agir desde já. As empresas devem revisar cadastros de produtos, verificando se todos os itens possuem GTIN e se estão corretamente registrados em seus sistemas internos. Também é fundamental conferir o Cadastro Centralizado de GTIN (CCG), utilizado pela Receita Federal para validar os códigos, e garantir que os registros estejam atualizados. Os processos de emissão de NF-e precisam ser ajustados para que o campo GTIN esteja corretamente preenchido no XML, o que exige integração entre o sistema de gestão (ERP) e os cadastros fiscais. Além disso, é importante treinar equipes de faturamento, fiscal e TI para que estejam alinhadas sobre a obrigatoriedade e seus impactos, e contar com tecnologia e parceiros especializados que automatizem a validação e atualização de cadastros, reduzindo riscos e retrabalho.
Embora a mudança seja vista como um desafio, ela também traz benefícios. Estar em conformidade garante segurança fiscal, evitando rejeições e autuações, proporciona eficiência operacional com menos retrabalho e maior agilidade no faturamento, aumenta a confiança na cadeia de suprimentos e assegura competitividade ao atender rapidamente às exigências do mercado.
Na prática, muitas empresas enfrentam dificuldades para manter cadastros fiscais atualizados e integrados. É nesse ponto que a IMendes se destaca, oferecendo a plataforma HUBTAX integrada aos principais ERPs do mercado, com a base de cadastros fiscais mais completa do país, incluindo GTINs. A empresa também realiza auditoria contínua para garantir conformidade e disponibiliza a API IMendes, que conecta automaticamente os sistemas às atualizações fiscais. Dessa forma, além de cumprir a obrigatoriedade, as empresas podem transformar esse desafio em oportunidade de eficiência e diferenciação.
A obrigatoriedade do GTIN no XML da NF-e representa um marco importante no avanço da Reforma Tributária do Consumo e na busca por maior rastreabilidade e conformidade fiscal. Indústrias, atacadistas e revendedores precisam se preparar desde já para evitar rejeições de notas, autuações e perda de competitividade. Com processos ajustados, cadastros corretos e o apoio da IMendes, as empresas estarão prontas para essa transição e poderão seguir crescendo de forma segura e sustentável.
