Com mais de 70 unidades espalhadas hoje pelo país, o Grupo Ser Educacional conseguiu colocar em prática uma gestão dinâmica ao mesmo tempo em que expandia suas operações. Ele decidiu adotar a plataforma SaaS Accountfy para integrar as informações financeiras de todas as empresas controladas, automatizando processos, otimizando tempo e reduzindo a disparidade de dados para focar no seu negócio.
Fundado em 2003, em Recife, o Grupo Ser Educacional se consagrou como uma das maiores instituições de ensino superior do Brasil, com uma base de mais de 300 mil alunos e a oferta de mais de 2.400 cursos. No decorrer de seus 18 anos, o grupo passou por múltiplos processos de aquisição, expandindo-se pelo território nacional e levando a marca para os 26 estados e o Distrito Federal. Hoje, além do grande número de unidades, a estrutura ainda conta com mais de 300 polos de ensino a distância, mais de 12 mil colaboradores e outras empresas de apoio.
“O Accountfy facilitou a integração contábil, algo que antes demandaria servidores internos, gerenciamento de acessos e outros apontamentos. O suporte da plataforma permite, por exemplo, a redução da disparidade entre os dados provindos da pós-aquisição. Um dos principais pontos de otimização de tempo foi nas publicações das nossas informações, antes feitas em ferramentas de texto. Agora, as tabelas e dados da consolidação já são estruturadas de forma automatizada, bastando apenas a revisão” afirma João Furtunato, gerente de planejamento financeiro do Grupo Ser Educacional.
Nesse cenário, consolidar as informações de várias empresas era uma tarefa que exigia tempo e esforço, já que a integração de dados era feita manualmente e em conjunto com um software de gestão empresarial (ERP). Após a consolidação ainda havia outro desafio: a ferramenta utilizada para o acompanhamento de resultados não atendia as necessidades do momento de crescimento.
“A tecnologia está permitindo que o Ser Educacional inove mais ainda o seu modelo de negócios e mantenha o foco em atividades de valor agregado, num momento de forte expansão do grupo. A digitalização de processos e o uso da ferramenta representam economia de tempo, rapidez em análise, amplitude, visão e disseminação da informação. É preciso ter esse suporte tecnológico para manter a qualidade dos dados, discernir e analisar as informações”, diz Goldwasser Neto, cofundador e CEO do Accountfy.
A rapidez e o dinamismo na atualização dos números foram os maiores ganhos apontados pelo grupo com o uso da plataforma. Antes, ao realizar movimentações na modelagem, novos cálculos ou ajustes, só era possível aferir as mudanças na próxima “foto”, um panorama retirado de uma planilha a cada 30 dias.
Ao acessar o Accountfy, é possível ver os reflexos dessas mudanças em tempo real, o que, na prática, significa uma grande economia de tempo e maior visão para o planejamento financeiro. “Antes da ferramenta,era necessário subir todas as informações no sistema para visualizá-las. Hoje, lançamos informações brutas, e todo trabalho é feito de forma dinâmica pela plataforma. O ganho é imensurável”, diz Furtunato.
Para as informações que são enviadas mensalmente para todas as unidades, como o “valor real x orçado”, seria necessário também enviar e-mails manualmente aos gestores das mais de 70 unidades do grupo. Agora, basta carregar um arquivo que é atualizado em tempo real que os dados estão disponíveis para todos. Com isso, a equipe ganha mais tempo para focar na análise dos números.
Além disso, a plataforma pode ser usada de forma colaborativa, permitindo que todas as empresas do grupo, espalhadas por todo o país, tenham acesso a blocos de informação. Para garantir a segurança e a privacidade dos dados, os administradores conseguem estabelecer limites de visualização e alteração das informações. Um gestor que está em Caxias, no Rio Grande do Sul, pode abrir um painel e criar análises individuais de acordo com suas necessidades ao mesmo tempo em que é feito o fechamento da demonstração de Recife, por exemplo.
Solução sob medida
A equipe do Ser Educacional pode ainda sugerir ao time de desenvolvedores do Accountfy novas funcionalidades e mudanças na plataforma, buscando melhoria na visualização e utilização. Um bom exemplo foi a inclusão de um calendário na filtragem de períodos.
“Com o apoio dos especialistas do Accountfy, foi possível ambientar-se à nova ferramenta, ter um entendimento de sua amplitude e no que ela poderia atender. Além disso, todas as funcionalidades que o time de planejamento financeiro acredita que devem ser incluídas na ferramenta, a área de desenvolvimento avalia e entrega na medida do possível”, afirma Furtunato.
O gerente, que possui formação na área financeira e também na de tecnologia, reforça que a junção desses dois mundos foi essencial para a evolução na forma de trabalhar e visualizar os dados. Para Furtunato, o momento que isso demonstra maior importância é na hora de apresentar os resultados para investidores e nos processos de aquisições.
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