Escolher um sistema para realizar a operação e gestão de um negócio é um desafio para qualquer tamanho de empresa. Para que essa escolha seja mais consciente e organizada, listamos aqui algumas dicas para te ajudar nesta tarefa.
Tenha uma lista de requisitos
Quando você começa a busca por um novo sistema é necessário ter muita clareza sobre o que você deseja. Isso faz com que sua busca seja mais assertiva, economizando seu tempo e seus esforços.
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Faça uma lista dos itens que deseja que o sistema atenda, classificando em "essencial" e "desejável". Isso deixará claro o que não pode faltar no sistema a ser contratado, e também ajudará a quantificar quais requisitos um sistema atende ou não, facilitando as comparações entre fornecedores. E importante: esta lista deve estar escrita em um documento, seja de forma digital ou manual. Não deixe somente na sua cabeça.
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Para fazer esta lista, peça a ajuda de sua equipe. Eles saberão as dores do dia-a-dia e o que pode melhorar na sua operação.
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Tenha ideia do orçamento disponível para o novo sistema. Talvez você tenha que adquirir equipamentos, computadores, celulares, mobiliário ou até contratar mais pessoas para a operação. Essa informação será essencial na próxima etapa, que é a busca de fornecedores.
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Procure entender que tipo de sistema deseja: um instalado ou em nuvem. Saber a diferença destas tecnologias, prós e contras, te ajudará também na busca dos fornecedores e ajustar melhor seu orçamento.
Busque os fornecedores de acordo com seus requisitos
Tendo a lista do que você deseja no novo sistema, as prioridades e orçamento disponível, você poderá buscar no mercado os fornecedores aptos a atendê-lo.
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Procure fornecedores além da busca na internet - uma busca no Google irá trazer várias informações de um fornecedor, seja pelo site dele ou sites especializados, como o Portal ERP. Mas faça também uma pesquisa com outras empresas da sua rede de contatos, da sua cidade ou do seu segmento, para saber qual sistema utilizam e a percepção que tem da ferramenta e de fornecedor.
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Processo de implantação - você poderá encontrar duas formas de configurar e treinar o sistema que está contratando: aquele que você mesmo terá que fazer a configuração, contando somente com a ajuda de tutoriais disponibilizados pelo fornecedor ou aquele em que é necessário um técnico para ajudá-lo a configurar e treiná-lo para uso. Se você entende um pouco de tecnologia, a primeira opção pode ser uma boa escolha. Se não, você terá que contar com a contratação do técnico no projeto. E nesta opção, é importante que você saiba se há limite de horas, se é feito online ou presencial e quais são os custos incidentes.
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Canais de atendimento - entenda com o fornecedor quais são os meios de contato para obter suporte, horários e quais são os tempos previstos de atendimento para determinadas situações (por exemplo, se parar a emissão de notas fiscais).
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Veja uma apresentação - o discurso do vendedor pode dizer que a ferramenta faz tudo o que você deseja, mas o ideal é que você veja uma apresentação do sistema simulando o maior número de requisitos que você listou. Algumas situações podem ser mais difíceis de simular, pois a ferramenta precisará de configurações específicas para isso. Neste caso, peça a referência de um cliente que utiliza esta funcionalidade.
Prepare-se para a mudança
- O que faz o projeto dar certo é o envolvimento das pessoas. Por isso, é importante que elas estejam entendendo tudo o que estiver acontecendo e saibam o que se espera delas nesta etapa. Tenha momentos para escutá-las, para ouvir os problemas que estão visualizando e o que estão sentindo em relação a tudo isso. Crie ações motivacionais.
- Muitos pontos do sistema precisarão da decisão do dono da empresa ou de alguém com papel de decisor. Então, mesmo que delegue para um colaborador a responsabilidade da implantação do sistema, esteja disponível para reuniões de alinhamento e para tomar decisões rápidas. O projeto poderá ser prejudicado ou gerar resultados indesejados por falta de definições.
- Tenha uma comunicação clara e sincera com todos os envolvidos. Por exemplo, comunique para seu cliente que o atendimento poderá ser prejudicado por esta mudança e que sua equipe está totalmente dedicada a fazer o melhor.
- Tenha prazos e metas definidos para a implantação do sistema. Quanto mais você antecipar os passos que precisa percorrer nesta jornada, melhor será seu resultado com o novo sistema. Por exemplo, você talvez precise ficar algumas horas do dia sem realizar vendas para que o novo sistema entre no ar. Existirão várias ações atreladas a esta necessidade, e você precisará orquestrar pessoas e recursos para que isso não se torne o caos na empresa.
Que sua escolha seja um sucesso!
